Perjalanan I pembinaan audit barang di SMP X di Kota Y

Benar juga sebagian orang yang mengatakan “sebagus apapun administrasi dibuat oleh sesorang,kalo lingkungan (baca : teman-temannya) tidak mau tertib dengan adminitrasi yang ada,maka sistem adminitrasi tetap akan kacau”

Hal ini kurasakan saat diriku dan rombongan melakukan pembinaan di SMP X. Rombongan dipecah jadi 2, P’Agung dan M’Mei menangani pembinaan dengan bendahara, aku dan mas inung menangani pembinaan audit barang habis pakai (ATK)…

Bersama pembantu pengurus barang (pak wasimin),kita cek dokumen2 yang ada…hampir semuanya sangat tertib sesuai dengan PERMENDAGRI NO 17 TAHUN 2007 tentang PEDOMAN TEKNIS PENGELOLAAN BARANG MILIK DAERAH…beliau punya dokumen dari mulai Buku Penerimaan barang (lamp 8),Buku Pengeluaran Barang (lam 9),Buku barang Inventaris (lamp 10), Buku barang pakai habis (lamp 11), Kartu barang (lamp 12)..

Cuma pada waktu pengecekan fisik antara dokumen kartu Persediaan barang dengan kondisi aktual fisik dilapangan ternyata ada beberapa perbedaan…Saat kita cek secara samplig random (kertas HVS,Spidol ,Master Riso,cutter dll) ada beberapa barang yang kurang dan yang lebih….

Rupanya setelah dianalisa bersama ada beberapa penyebabnya :
1. pada saat pemakaian, p’wasimin sendiri lupa mencatat di buku BON harian yang ada, terutama pada saat penggandaan ujian/soal untuk siswa…hal ini dikarenakan beliau juga diserahi tanggung jawab bagian penggandaan selain pembantu pengurus barang
2. Kurangnya kesadaran teman-temannya dalam mencaat di buku bon harian saat mengambil barang digudang…
3. Ada beberapa barang yang belum ter-inventaris, tetapi sudah diserahkan ke pengguna
4. Ketidakadaan bukti fisik faktur menjadikan,kesulitan untuk mengisi harga satuan pada dokumen yang ada. hal ini karena pihak bendahara tidak menyerahkan salinan faktur kepada petugas urusan

dari analisa diatas mungkin ada beberapa hal yang bisa kita sarankan :
1. perlunya komitmen dalam pelaksanaan tertib administrasi bagi semuanya baik dari pengurus barang maupun orang-orang disekitarnya
2. Perlunya penekanan dari Pimpinan untuk melakukan tertib administrasi baik pada saat penerimanaan,pengambilan,pengeluaran maupun penghapusan barang
3. Penataan ulang untuk memperjelas status barang yang belum terinventaris
4. perlunya salinan faktur juga diberikan kepada pemegang urusan atau bisa juga berupa berita acara yang memuat isi faktur

sementara ini yang terekam dimemoriku dalam perjalanan pertamaku bersama teman-temanku…
semoga bermanfaat…

Explore posts in the same categories: Inspektorat

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


%d bloggers like this: